在一個學校目錄管理實體館藏本、借閱與預約

學校圖書館流通軟件必須區分一本書的書目資料，以及學校真正可以借出的每一本實體館藏。KiwiBee 實體圖書館工作區用書目記錄描述作品，再獨立追蹤書架上的館藏本。這個基礎讓借閱、預約、歸還和盤點決定都有明確對象。

先建立書目，再追蹤每個館藏本

書目記錄描述書名和作品。每個館藏本可有自己的條碼或登錄資料、索書號、書架位置、狀況和狀態。學校擁有同一書名的多本實體書時，圖書館員毋須為每本建立互不關聯的書目，仍可知道哪一本借出、損壞或放在哪個位置。

實體操作一直受學校範圍限制。即使是機構層級圖書館員，處理實體目錄與流通時仍要選擇具體學校；只獲分配學校或校舍範圍的人員只可處理該範圍。系統無法確定範圍時，工作區應 fail closed，而不是顯示另一所學校的記錄。

連結流通與預約

流通區域透過伺服器驗證操作支援借出、歸還、續借、遺失處理、預約和取消預約。會員、目前借閱和預約與目錄放在同一工作脈絡，協助圖書館員了解館藏本現時由誰借用，以及下一步應如何處理。實際政策與權限仍視乎機構設定。

學校圖書館介紹說明實體流通流程。若要查看學生閱讀活動的另一種記錄，請參閱閱讀紀錄介紹；閱讀紀錄不等同於實體書借閱記錄，不能互相代替。

登記書籍前先審核匯入資料

批量目錄工作通常由試算表開始。KiwiBee 已記錄的匯入流程先把 Excel 或 CSV 檔案放入分階段審核。圖書館員配對欄位、處理遺漏或無效值、檢查建議資料列，最後明確選擇登記有效書目。只是選取檔案，不會立即寫入目錄。

AI 可為尚未解決的欄位提供 mapping 建議，但沒有登記或修改目錄的權限。執行最後匯入前，圖書館員應核對識別碼、書名、作者、館藏本數量、位置和本地編目慣例。

一套實際設定次序是：

1. 確認正確學校範圍和圖書館設定。
2. 經審核階段建立或匯入書目。
3. 登記並標示每個實體館藏本。
4. 設定適合學校的會員和預約政策。
5. 使用流通操作處理借出、續借、歸還、遺失和預約。
6. 透過報告與館藏本狀態安排跟進。

正式啟用後仍要定期檢查資料質素。圖書館員可查看重複識別碼、沒有位置的館藏本、逾期借閱、未處理預約，以及標示為遺失或損壞的項目。報告支援檢查；通知、賠償決定和會員跟進則由本地政策決定。

Digital Reading 是另一項機構層級功能，不能描述為每所學校普遍開放，也不代表包括通用內容授權。實體借閱與數碼閱讀的存取和記錄應分開說明。聯絡 KiwiBee，討論學校的實體圖書館流程。